Az új online pénztárgépek megvásárlását, valamint az Adóügyi Ellenőrző Egységének a cseréjét be kell jelenteni az adóhatóságnak.

Ehhez egy nyomtatványt, az ún. PTGREG űrlapot kell kitölteni és eljuttatni a NAV-hoz. Az adatlapot és a kitöltést segítő szoftvert megtalálod az NAV honlapján, vagy alább. Az iratokat az adóhatóság ügyfélszolgálatain is kiadják.

A kitöltött adatlapot elektronikusan az ügyfélkapun keresztül, egyébként pedig postai úton is el tudjuk juttatni a NAv-hoz.

A NAV a digitális formában küldött bejelentésekre 5, a postai úton továbbítottokra pedig n8 napon belül válaszol. Egy kétoldalas dokumentumot fogsz visszakapni, ami tartalmazni fog egy 16 jegyű számsort. Ez a pénztárgép regisztrációs kód, azaz a PTGREG.

A kétoldalas dokumentumot a pénztárgép szervizének kell majd átadnod ahhoz, hogy üzembe tudják helyezni a pénztárgépet, vagy ki tudják cserélni a meglévő készüléked AEE egységét.

Az Adóügyi Ellenőrző Egységet (AEE) a pénztárgépekbe kell beépíteniük a gyártóknak. Ez a szupermodul folyamatosan gyűjti a kasszáBAN keletkező adatokat, amelyeket normál szövegfájlokban tárol, majd a NAV szerverének utasítására elküldi az adóhatóság részére.

Az AEE az élettartama során folyamatosan „jegyzetel” és sosem töröl. Annak érdekében, hogy ez az adatmennyiség elférjen ebben az egységben – legalább egymillió kiadott bizonylat adatainak tárolására kell képesnek lennie, minimálisan 16 GB tárkapacitással kell rendelkeznie, ami várhatóan elegendő az eszköz teljes élettartamára.

A megtelt vagy meghibásodott AEE-t csak cserélni lehet, törölni és újra felhasználni azonban nem.

Az adóügyi ellenőrző egységeket úgy kell elkészíteni, hogy azok külső áramforrás nélkül is legalább két napon keresztül működni tudjanak, sőt, akár 2 órás adatkommunikációt is ki kell bírnia a beépített akkumulátornak. Az önálló energiaforrás megléte azért szükséges az AEE-k esetében, mert ezzel az egység a „jegyzeteit” akkor is tudja továbbítani, ha a pénztárgépről nem kap áramot.

Fontos információ az is, hogy az AEE a pénztárgép tekintetében hardverkulcsként funkcionál, tehát a pénztárgép nem működhet, ha az adóügyi ellenőrző egység nincs hozzá csatlakoztatva, vagy nem működik megfelelően.

A pénztárgépnaplóba be kell vezetni az áramszünet kezdetének és végének időpontját, és addig, amíg a pénztárgépet nem tudod használni, kézi nyugtát kell írnod. Ezeket a nyugtákat az áramszünet után be kell ütni a pénztárgépbe és a gépből kapott nyugtát hozzá kell tűzni a kézi nyugtához.

A pénztárgépnaplót legjobban egy gépjármű forgalmi engedélyéhez tudnánk hasonlítani.

A pénztárgépnaplóba a pénztárgép üzemelésével és szervizelésével kapcsolatos bejegyzéseket kell beírni. A pénztárgépnapló végigkíséri a pénztárgép egész életútját az első üzembehelyezéstől a forgalomból történő végleges kivonásig. Ha bárki új vagy használt pénztárgépet vásárol, akkor a vásárlással egyidőben új pénztárgépnaplót kell az eladónak kiállítani. Nagyon fontos, hogy pénztárgépnapló nélkül a pénztárgép nem helyezhető üzembe.

A pénztárgépnaplóban minden olyan eseményt pontosan rögzíteni kell, amely működésével és használatával kapcsolatos. Ha a pénztárgép váratlanul meghibásodik és működésének helyreállítására a felhasználó nem képes, akkor a meghibásodás pontos idejét (év, hó, nap, óra, perc) rögzíteni kell a pénztárgépnaplóban, továbbá ugyanekkor rögzíteni kell azt is, hogy a gép meghibásodásáról a szervizt értesítették.

A pénztárgépgép, javításra kerül a szervizbe és a javítás idejére cseregép, kerül kiadásra. A meghibásodott pénztárgép javítása befejeződött és az visszakerül az üzembetartóhoz. A pénztárgépet ellopták vagy megsemmisült és újra használatra nincs lehetőség.

Az éves felülvizsgálat elvégzésének ténye valamint az éves felülvizsgálatról készült adatlap.

Ha a gépnapló kitöltése egyáltalán nem, vagy nem az előírtak szerint történik, akkor a NAV a mulasztásért bírságot szabhat ki.

Szigorú számadás alá kell vonni attól kezdve, amikor valaki pénztárgépet szerzett be és azt a szerviz üzembe helyezte így tehát be kell vezetni a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásába.

Az üzemeltető a gépnaplót köteles az üzemeltetés helyén tartani. Ez azért fontos, mert a pénztárgép használatát ellenőrző adóhatóság és a gép szervizelését végző szerv csak így tud meggyőződni arról, hogy ki a pénztárgép arra jogosult felhasználója, üzemeltetője. A műszerész számára előírás, hogy ha a gépnapló nincs az üzemeltetés helyén, akkor a szerviz tevékenység nem kezdhető el.

Ha a pénztárgép üzemeltetésének helyén ellenőrzést végző adóellenőrök a pénztárgépnapló hiányát állapítják meg, akkor az üzemeltető biztosan számíthat mulasztási bírságra, még akkor is, ha azt a hivatal felhívására később bemutatja.

Az üzemeltető köteles a pénztárgépnaplót a leállítástól számított 8 évig megőrizni.

De nemcsak a gépnaplót, hanem ezen felül a beszerzését igazoló számlát, a pénztárgép éves forgalmi kiíratások szalagjait, a záró kiíratás szalagját és a NAV felé továbbított adatközlő lapok másolatait is.